Technischer Produktionsleiter:

Voraussetzungen für die INFEKTION DER STADT

Technischer Produktionsleiter zur Verwaltung der technischen Seite (Ton, Licht, Requisiten, Sets, Crews, Logistik usw.), einschließlich der Veranstaltungsgenehmigungen. Technisch gesehen ist dieses Festival sowohl im Innen- als auch im Außenbereich riesig. Dies beinhaltet eine umfangreiche Montage von Lichtern (Aufstellen von Traversen und Lichtern); Standby-Generatoren werden für jede Aufführung benötigt, bei der Ton und Licht verwendet werden, und die Budgets sind restriktiv.

In der Stadtgemeinde muss alles durch alle möglichen Kanäle gehen und von allen verschiedenen Abteilungen mit einem Stempel versehen werden.

Aufgabenübersicht: Festival Technical ProductionManager

Nachfolgend sind die grundlegenden Schritte aufgeführt, die vom TechnicalProduction Manager für ITC benötigt werden. Auf dem Papier ist es recht einfach, aber es kann ein bisschen schwierig sein, wenn sich die Aufführungen ändern, sich die Beamten ändern und viel Zeit für „Vielleicht“ aufgewendet wird.

Der Job kann in ungefähr 4 Bereiche unterteilt werden:

Finden der Veranstaltungsorte und Einholen von Berechtigungen;

Erlaubnis der Stadt, das Festival zu veranstalten;

technische Logistik des Festivals.

1. VENUESAND PERMISSIONS

Veranstaltungsorte finden:

Die möglichen Aufführungen müssen geprüft werden, und dann müssen die spezifischen Anforderungen dieser Aufführungen beachtet werden: Art Offooring, Standort des Publikums, Ausmaß der Störung der umliegenden Gebäude, Zugänglichkeit usw. Dann müssen verschiedene mögliche Veranstaltungsorte gefunden werden, für die verwendet werden könnte jede Produktion. Die Spezifikationen der Veranstaltungsorte werden von den Leistungen und dem Kurator bestimmt, aber vieles wird mit Verfügbarkeit und Kosten zu tun haben.

Es ist notwendig, eine gute Vorstellung davon zu haben, was in der Stadt verfügbar ist und welche Optionen für eine Veranstaltungsortwahl vorgeschlagen werden können. Dies beinhaltet die Suche nach den Veranstaltungsorten. Wenn für eine bestimmte Aufführung keine unmittelbaren Veranstaltungsorte in den Sinn kommen, ist viel Nachfragen erforderlich. TheCape Town Partnership ist sehr gut geeignet, um über Veranstaltungsorte zu sprechen, da sie über ein umfassendes Wissen über die Stadt verfügen und hilfreich sein können. Wenn dies nicht hilft, ist es erforderlich, viel durch die Stadt zu laufen, Gebäude zu betreten, Randompeople zu fragen und im Allgemeinen kreativ zu sein.

Sobald Sie Ihre Optionen haben, müssen Sie herausfinden, wer die Veranstaltungsorte kontrolliert. Dies könnte eine private Firma oder eine Abteilung der Stadt sein. Die Cape Town Partnership kann bei der Identifizierung der Eigentümer oder Manager der Veranstaltungsorte hilfreich sein. Andernfalls muss einfallsreiche Beinarbeit erledigt werden. Dies beinhaltet die Befragung von Nachbarn, Immobilienmaklern, Sicherheitspersonal, Mietern usw.

Identifizieren Sie die richtige Person, mit der Sie sich befassen müssen:

Verhandlung:

Es wird das Leben viel einfacher machen, wenn es möglich ist, diese Entscheidungsträger zusammenzubringen, die von dem Projekt begeistert sind. Mit ITC müssen wir Kompromisse anbieten. Das einzige, was ITCreally zu bieten hat, ist Werbung. Wir können die Erwähnung in den Programmen auf der Performance-Seite abwägen, um als Sponsor aufgeführt zu werden, Banner vor Ort und das Versprechen der Werbung in Printmedien.
In diesem Punkt muss eine sorgfältige Verbindung mit dem Marketing Manager hergestellt werden, und alle Versprechen müssen eingehalten werden.

Einschränkungen:

Stellen Sie sicher, dass alle Einschränkungen der Veranstaltungsorte besprochen werden und dass die vorgeschlagene Leistung / Installation nicht beeinträchtigt wird. Diese Faktoren müssen vor der Sicherung der Genehmigung behandelt werden. Diese Einschränkungen können dazu führen, dass die Leistung beeinträchtigt wird. Die meisten dieser Einschränkungen können durch sorgfältige Verhandlungen, Verantwortungserklärungen, Versicherungsnachweise, Kompromisse mit der Öffentlichkeitsarbeit, Betteln, Nachweis der Unterstützung von Capape Town Tourism / CTP / Councillors Brief usw. umgangen werden. Im Allgemeinen, wenn Sie nachweisen können, dass das Festival ist Gut für die Stadt, hat die Unterstützung der Stadt und ITC übernimmt die volle Verantwortung für Schäden / Verletzungen, dann werden die meisten Veranstalter planen, das Festival unterzubringen.

Unterzeichnete Erlaubnis:

Sobald die Erlaubnis vereinbart wurde, ist es wichtig, die Bedingungen schriftlich einzuholen. Dies ist für die Beantragung bei der Stadt erforderlich. Dies gilt nur für Grundstücke in Privatbesitz und Grundstücke, die von einer bestimmten Abteilung der Stadt betrieben werden.

2. VERANSTALTUNG

Für die Durchführung eines Festivals ist eine Genehmigung der Abteilung für Stadtveranstaltungen erforderlich.

Der Antrag und die Genehmigung der Veranstaltungsabteilung sind der schlechteste Teil bei der Durchführung eines Festivals. Es gibt 5 Schritte:

Notwendige Daten sammeln;
Schriftliche Bewerbung;
Treffen mit dem Veranstaltungspanel;
Anpassung der Logistik an das Panel
Genehmigung für das Festival.

Der Veranstaltungsantrag wird an das City EventsDepartment übergeben. Es wird dann verarbeitet und dann einem der Ereignisbeauftragten zugewiesen, um das Ereignis zu behandeln. Ihr Event-Beauftragter leitet die Informationen dann an alle relevanten Parteien weiter, die (hoffentlich) den Antrag lesen werden.
Der ständige Kontakt mit Ihrem Veranstaltungsbeauftragten ist von entscheidender Bedeutung und drängt nach Möglichkeit auf ein frühzeitiges Treffen mit dem Veranstaltungsausschuss.

Notwendige Daten sammeln:

Es müssen einige Grundlagen geschaffen werden, damit die Informationen in den Antrag aufgenommen werden können.
1. Beteiligung der Öffentlichkeit: Unterschriften aller Stadtbewohner innerhalb von 50 m Entfernung von jeder Straße müssen gesammelt werden (siehe z. B. Antrag für 2010). Dies bedeutet, durch die Stadt zu spazieren und mit allen Bewohnern und Mietern zu sprechen, ihnen vom Festival zu erzählen, ihnen eine Absichtserklärung zu geben, die Verwendung von verstärktem Klang zu erklären und sie dann dazu zu bringen, das Formular zu unterschreiben und zu sagen, ob sie dem Festival zustimmen oder nicht. Das braucht Zeit und Geduld.
2. Absichtserklärungen an Anwohner und Unternehmen: 1 Monat vor dem Fest müssen Briefe an diese Unternehmen und Anwohner abgegeben werden, um sie an das Festival zu erinnern und eine Kontaktperson und -nummer anzugeben, falls sie Einwände haben.
3. Absichtserklärungen an Krankenhäuser: Briefe müssen an alle Krankenhäuser in der Umgebung zugestellt werden, um sie über das stattfindende Festival zu informieren und in Notfällen in Bereitschaft zu sein. Die Krankenhäuser sind: Christiaan Barnard, Medi-Clinic und SomersetHospital.

7. DETAILLIERTER MANAGEMENTPLAN - PRO ORT
Für jeden Weg und jede Leistung müssen die folgenden Bereiche abgedeckt werden:
Veranstaltungsprogramm wann und wo
Ereignisbeschreibung Übersicht über die genaue Leistung / Installation
Layout der Veranstaltungskarte von Bühnen / Publikum / Sitzgelegenheiten / Eingängen usw.
Transport Management Plan Parken (Personal und Öffentlichkeit), Straßensperrungen
Crowd Management Plan läutet / Sicherheit / Sicherheit / Verkehr ein
Sicherheitsplan zum Schutz von Personen / Geld / Eigentum
Medical Plan Mediziner / Krankenhaus
Briefe / Krankenwagen
Zugangs- / Evakuierungswege
Abfallwirtschaftsplan, der Müll vom Festival sammelt.
Verkäufer / Caterer, welche Speisen / Getränke angeboten werden + Zertifikate
Gesundheitsanforderungen Toiletten / Lebensmittelverkäufer und alles, was Krankheiten verursachen kann
Evakuierungsplan im Notfall
Noise Exemption unterzeichnete die Zustimmung aller Bauherren / Bewohner innerhalb von 50 m der vorgeschlagenen lauten Leistung
Servicebedarf Strom und Wasser aus der Stadt
Genehmigung des Veranstaltungsortes unterzeichnete Zustimmung von Privat- und Stadtbezirken.

8. MEDIZINPLAN
Detaillierter Plan, wie mit medizinischen Notfällen umgegangen werden soll. Sie müssen Zertifikate von Medizinern für das Festival, Orte und Zeiten der aktiven Ärzte, Evakuierungsbereiche, Informationsschreiben an alle Krankenhäuser in der Region, Krankenwagenplan und Evakuierungsbereiche beifügen.

Treffen mit dem Veranstaltungspanel:
Sie sollten versuchen, dieses Treffen so früh wie möglich vor dem Festival zu erhalten, aber es wird normalerweise nur 3-4 Wochen vor dem Event stattfinden. Sie erhalten eine Zeit, in der Sie allen Interessenten eine Präsentation vorlegen. Sie werden dann Probleme finden, die behoben werden müssen, bevor sie die Erlaubnis für die Veranstaltung erteilen.
Das Panel besteht aus:
Verkehr, Gesundheit, Parks, Kulturerbe, Abfall, Feuer, Katastrophenmanagement, Lärmbelastung, Sicherheit, Medizin, Dienstleistungen, Elektrik, Wasser, SAPS, CCID, CID und einige andere.
Theoretisch sollten sie alle die Bewerbung lesen und Fragen vorbereiten lassen. Die Erfahrungen der Vergangenheit zeigen jedoch, dass niemand etwas über das Ereignis weiß, und folglich ist die Präsentation von entscheidender Bedeutung. Es sollte kurz und bündig sein und nur Details erwähnen, die für die betroffenen Parteien relevant sind. Stellen Sie Fotokopien der Ereignisumrisse - mit Datum, Uhrzeit und Ort - bereit, die Sie beim Themeeting herausgeben, damit sie nicht verwechselt werden.
In der Sitzung werden sie alle Auslassungen auswählen und Bedenken zu relevanten Themen äußern. All dies muss eingehalten werden, bevor die Erlaubnis erteilt wird.
Änderungen in letzter Minute:
Alles, was die Panelraises ansprechen, muss angesprochen und geändert werden. Alle Informationen gehen an den Veranstaltungsbeauftragten und werden an die entsprechenden Parteien weitergegeben. Hoffentlich wird dann die Erlaubnis erteilt. Es ist sehr wichtig, täglich mit dem Veranstaltungsbeauftragten in Kontakt zu bleiben, da zusätzliche Punkte auftauchen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Im Allgemeinen mögen die Leute auf dem Panel keinen direkten Kontakt mit Veranstaltern, aber es kann notwendig sein.

3. TECHNIKALLOGISTIK DES FESTIVALS

Dies hängt völlig von den spezifischen Produktionen des Festivals ab.
Generell gibt es Arten von Veranstaltungen auf dem ITC Festival:

Internationale Produktionen: (alle Tech und Crew von ITC nach Tech Rider organisiert)
Vor Ort in Auftrag gegebene Arbeiten: (Versuchen Sie, sie dazu zu bringen, alle eigenen Technologien und Crews zu organisieren. ITC könnte helfen, Requisiten, Crews, Sounds usw. zu beschaffen.)
Kooperationen: (ITC stellt engagierte Produktionsmanager für diese Produktionen ein - sie berichten direkt an den technischen Manager)
Installationen: (ITC organisiert bei Bedarf Veranstaltungsort und Crew. Auch Alltech erforderlich, es sei denn, Künstler kommen aus Kapstadt, dann können sie ihre eigenen machen.)
Interventionen: (im Allgemeinen kleiner, ITC organisiert die Alllogistik)

Klingen:
Für die meisten Aufführungen muss ein verstärkter Sound verwendet werden. Dies ist teuer und nimmt einen großen Teil jedes Leistungsbudgets ein. Der Grund, warum die Soundkosten so hoch sind, ist, dass wir eine Woche lang jeden Tag ein Rig und einen Ingenieur haben. Wenn möglich, wird der Technische Manager versuchen, Produktionen dazu zu bringen, die Tonausrüstung gemeinsam zu nutzen. Dies hängt jedoch vom Zeitplan der Aufführungen ab.

Geben Sie den Produktionen die Wahl, ihren eigenen Sound zu sortieren oder ihn über den Technical Manager zu organisieren. Bisher war keine Produktion in der Lage, eine bessere Qualität für das Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden, als dies vom ITCTechnical Manager erreicht wurde, da er den gesamten Klangbedarf des Festivals an einen Lieferanten verkauft, sodass es sich insgesamt um einen größeren Massenauftrag handelt.

Da die technischen Fahrer für jede Leistung durchkommen, werden diese für vorläufige Angebote an Hellfire weitergeleitet. Auf Anfrage bieten sie eine Reihe verschiedener Soundsysteme und Preise an. Dies sollte dann an die Künstler weitergeleitet werden, und sie werden alle mit der billigsten Option gehen.
Der Sound wird alle über das Africa Center in Rechnung gestellt, und die Kosten werden aus den Leistungsbudgets entnommen.

Beschaffung:

Alle Produktionen fragen ihren Produktionsleiter oder den technischen Leiter, wo sie Artikel für Requisiten, Sets und andere technische Geräte finden. Es ist hilfreich, wenn der technische Manager Erfahrung mit der Beschaffung von guten Preisen hat. Wenn das Budget es zulässt, kann eine engagierte Sourcing-Person für alle Produktionen zur Verfügung stehen.
Das Mieten von Gegenständen ist dem Kauf vorzuziehen. Wenn Gegenstände gekauft werden müssen, ist es hilfreich, Verkaufsvereinbarungen so früh wie möglich zu organisieren, damit das Africa Center nicht mit einem anderen Container mit nutzlosen Möbeln / Requisiten / Kostümen usw. landet.

Für Requisiten / Kostüme gibt es in Kapstadt viele engagierte Vermietungsunternehmen. Beginnend mit Theater und Film für Kostüme und AllStars für Requisiten.

Die Beleuchtung hängt bei Bedarf von den Anforderungen ab. Vorschläge sind unbeeindruckte Beleuchtung für fortschrittlichere Geräte zu vernünftigen Preisen und Laurence Berg für Low-Tech- / Kreativgeräte.

Leistung:

Machen Sie private Geschäfte mit lokalen Geschäften / Gebäuden. Runextension-Kabel für den Strombedarf. Stellen Sie sicher, dass Sie an allen Tagen, einschließlich der Probentage, Zugang haben.

Generatoren sind ebenfalls eine Option - ausleihen oder mieten. Smallsilent-Generatoren können in den Gelben Seiten bezogen werden. Für größere Generatoren wenden Sie sich an Brian 082 826 0302 oder Cocky 082 776 4445

Wenn sich in der Nähe des Standorts eine kommunale Strombox befindet, kann Strom aus der Stadt bezogen werden.

Loading:
Die Erlaubnis zum Laden von Ausrüstung / Ton muss von den richtigen Parteien eingeholt werden. Daten und Zeiten müssen besprochen werden, ebenso wie der Zugriff, wann immer er benötigt wird. Oft ist es möglich, sich mit der lokalen Sicherheit anzufreunden und direkt zu handeln.

Kontakte:
Für einen reibungslosen Ablauf eines Festivals ist es wichtig, dass der TechnicalManager alle an jedem Veranstaltungsort beteiligten Personen kennt. Es macht den größten Unterschied, wenn anfänglich persönliche Beziehungen hergestellt werden. Bei allen Geschäften werden Faceto-Face-Meetings empfohlen, damit die Beziehungen aufgebaut werden. Es ist für Leute viel einfacher, E-Mails zu löschen oder Anrufe nicht zurückzugeben, wenn sie Sie nicht getroffen haben.

Massenkontrolle:
Verkehrs- und Katastrophenschutzabteilungen sind sehr besorgt über große Menschenmengen. Sie sorgen sich auch um die nachteiligen Auswirkungen von Verkehrs- und Parkproblemen. ITC ist immer damit durchgekommen, da es nicht an einem Ort konzentriert ist.
Technisch gesehen muss für mehr als 14 Personen, die zusammen gehen, eine Genehmigung für die Prozession / den Marsch eingeholt werden. ITC hat sich nie darum gekümmert, da die Zuschauer normale Stadtbesucher sind.
Bei Bedarf benötigt ITC manchmal Hilfe bei der Kontrolle der Menschenmenge und bei der Steuerung des Fußgängerpublikums. Das Festival hat Platzanweiser in ITC-T-Shirts verwendet, die gründlich unterrichtet wurden. Es ist auch eine gute Idee, wenn es bei jeder Aufführung / Produktion einen engagierten Assistenten gibt.
Banner:
Dies liegt in der Verantwortung des Marketing Managers, aber der technische Manager sollte die Erlaubnis erhalten, diese Banner usw. aufzustellen, da er / sie die Kontakte zu Personen in den Gebäuden oder an den Produktionsstätten hat. Wenn das Budget vollständig aufgebraucht ist, wird vom technischen Manager erwartet, dass er die Banner alleine aufstellt.
Wenn Banner verwendet werden sollen, muss ein separater Antrag bei der Stadt gestellt werden, um diese Banner anzubringen. Details zu Datum, Ort, Größe und Kopie müssen eingereicht werden. Der Veranstaltungsbeauftragte stellt Ihnen die Formulare zur Verfügung.

Nützliche Zeitpläne für den Festivalmonat:
Wöchentliche Crewsheets - mit Anrufzeiten sowie Orten und Aufgaben
Tagesplan für alle Abholungen (Transportplan)
Täglicher Zeitplan für eine solide Gesellschaft (einschließlich Rüst- und Streikzeiten)
Täglicher Leistungsplan
Postproduktionsplan für eine Woche nach dem Festival